CÓMO PROTEGER SUS DATOS POR MENOS
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En la superficie, puede parecer rentable que una organización maneje su propia protección de datos, incluido el almacenamiento de cintas y medios y copias de seguridad de información crítica. Al no pagar a un proveedor por dichos servicios, se deben realizar ahorros sustanciales. Entonces el razonamiento va. Pero en realidad, a menudo es menos costoso y menos estresante participar en los expertos en protección de datos fuera del sitio para hacer el trabajo. Hay varias razones por las cuales.
Primero, cuando se consideran los costos de mano de obra, el espacio, el transporte y otros recursos, no hay una gran diferencia de precios entre asumir, internamente, la carga y la responsabilidad de la protección de datos y contratarlo a un tercero de buena reputación. Además, cualquier ahorro inicial se nega con frecuencia por el desvío del personal interno y otros recursos del negocio principal de la organización, lo que resulta en una pérdida de enfoque y productividad.
Contratación con expertos en protección de datos, por otro lado, proporciona una ventaja considerable. Debido a que la protección de datos es su negocio principal, lo más probable es que tengan mayores eficiencias, un conjunto de mejores prácticas y una gran cantidad de experiencia basada en el conocimiento a la que recurrir. Dichas capacidades traen beneficios de protección de datos adicionales en áreas como seguridad, retención, facilidad de acceso y recuperación de desastres que finalmente ahorran tiempo y dinero.
Después de un desastre, solo eres tan bueno como tu copia de seguridad
Al proteger sus datos, es aconsejable recordar que el precio más barato no siempre es el menos costoso. Un ejemplo de ello es este hallazgo de un estudio realizado por Coopers y Lybrand: las empresas sin plan de recuperación tienen solo una probabilidad del 10% de sobrevivir a un desastre.
Mejorar drásticamente esas probabilidades depende del almacenamiento, que es la base de cualquier sistema de respaldo y la clave para la recuperación de una organización después de un desastre. Lo que hace que un desastre sea realmente terrible es no poder recuperarse. Es por eso que es más imperativo que nunca tener un plan de contingencia viable que incluya almacenar datos de copia de seguridad críticos fuera del sitio.
Aquí, cortar esquinas para ahorrar unos pocos centavos no tiene sentido en absoluto. Los desastres (incendios, huracanes, inundaciones, hornos y explosiones de tubos de vapor), por su propia naturaleza, a menudo vienen cuando se esperaba menos. Entonces, si la recuperación ante desastres se trata de esperar la preparación inesperada y comprometedora para ahorrar un poco en el costo, parece ser el colmo de la tontería de Penny Swise/Pound.
Simplemente almacenar la información no es suficiente. Debe organizarse e indexarse, protegido de forma segura en un sitio alternativo, fácilmente accesible y se puede probar. Estos elementos son vitales, en caso de que ocurra un desastre, para garantizar una recuperación rápida y eficiente de los sistemas y datos. Después de todo, cuanto más se lleva recuperarse de un desastre, más costoso será. Para poner eso en perspectiva, un estudio de International Data Corp encontró que las empresas, en promedio, pierden $ 84,000 por cada hora de inactividad. Pero más allá de los dólares, podría haber un precio aún mayor a pagar en términos de impulso y oportunidad perdidos.
Qué buscar en la protección de datos
Hay una serie de características a buscar en la elección de un proveedor de protección de datos. El precio, aunque ciertamente es una consideración importante, debe sopesarse en términos de calidad del servicio. Independientemente del costo inicial, pagará un precio más alto a largo plazo si el servicio es defectuoso y comprometido. Dicho esto, hay una serie de elementos de protección de datos importantes para buscar y considerar. Éstas incluyen:
- Capacidad de respuesta al servicio al cliente
- Experiencia en almacenamiento
- Rotación confiable y flexible
- Instalaciones de última generación
- Seguimiento en tiempo real
- Round-the-Clock Accessibility & Monitoring
- Entrega en el sitio caliente (para fines de prueba)
- Mejores prácticas
- Recursos generales
El servicio al cliente significa estar disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, para responder preguntas, ejecutar horarios, prestar soporte de TI y, en emergencias, proporcionar pastillas y entregas rápidas y garantizadas, incluidas las ejecuciones del servicio de recuperación de desastres. Significa conductores equipados con escáneres láser e impresoras portátiles, listos para dar a los clientes lo que necesitan, cuando lo necesitan.
Las bóvedas de almacenamiento que brindan la mejor cinta y protección de medios no solo son seguras, sino también clima y controladas ambientalmente. Equipados con sistemas avanzados de detección de fuego, humo y calor, mantienen temperaturas constantes entre 65 y 68 grados y niveles de humedad relativa de 35 a 45 por ciento.
Para proteger contra el fuego, busque una instalación fuera del sitio que presente un sistema de extinción de incendios FM200 con una clasificación de fuego de 4 horas (mejor para cintas y medios sensibles) o un sistema de rociadores de agua previo a la acción (adecuado para la mayoría de las películas y sonido materiales).
FM200 es un agente de gas que, cuando se activa, elimina todo el oxígeno de una habitación, lo que hace que un incendio sea contenido y sofocado. Los sistemas de rociadores de agua previos a la acción cuentan con tuberías que no contienen agua hasta que el calor hace que la cera en una cabeza de rociador se derrita, con lo que un condensador llega al agua al área inmediata afectada. Estos sistemas proporcionan los más altos estándares de protección de resistencia al fuego al tiempo que eliminan o reducen significativamente el potencial de daño por agua.
Para una copia de seguridad electrónica segura, es vital que el sistema de acceso esté basado en la web y protegido con contraseña, con los datos comprimidos, encriptados y almacenados fuera del sitio en centros de alojamiento SAS70 Tipo II. SAS70 Tipo II es un estándar de auditoría ampliamente reconocido que incluye la prueba de efectividad operativa.
Para facilitar la accesibilidad, el monitoreo y la responsabilidad, debe estar en su lugar la tecnología avanzada de seguimiento de códigos de barras que permita que la información descriptiva coincida rápidamente con una etiqueta y ubicación de casos. Los contenedores también deben tener sellos de control verificables para demostrar que los contenidos están intactos y que no ha habido manipulación.
Ayuda de GRM
Como líder en protección de datos, GRM proporciona mejores prácticas de gestión de información, experiencia profesional y servicio al cliente incomparable. Los datos están protegidos y los clientes se atienden a través de bóvedas fuera del sitio, con forma de fortaleza, monitoreo de seguridad 24/7, sistemas de supresión de incendios FM200, seguimiento avanzado de códigos de barras y entregas garantizadas dentro de las 3 horas en el caso de emergencias.
Con GRM, su protección de datos y todas las tareas asociadas son ejecutadas por personal capacitado y conocedor con experiencia en protección de datos. Esto garantiza el manejo correcto de los materiales y una respuesta rápida y rentable en caso de cualquier incidente de desastre.
A través de la retención creíble, GRM ayuda a las empresas a mantener su información de conformidad con las regulaciones gubernamentales (es decir, Sarbanes-Oxley, FINRA, HIPAA, FRCP) y evitar multas, sanciones y sanciones (que pueden ser significativas) para el incumplimiento.
Los programas completos de recuperación de desastres se desarrollan e implementan de acuerdo con necesidades específicas. Las soluciones incluyen entrega de información rápida, seguridad continua con detección de intrusos y cifrado de datos, evaluaciones de daños precisas, alojamiento fuera del sitio y soporte de recuperación a largo plazo.
GRM también ofrece asistencia de cliente “en vivo” durante todo el día y, a través del control de inventario remoto, a través de Eaccess, todo el día. Gratis para cada cliente de GRM, la interfaz EACCESS le permite buscar datos, realizar solicitudes, generar informes y mucho más de cualquier computadora con un navegador web.
Los servicios adicionales de protección de datos incluyen:
- Rotación de cinta diaria, semanal y mensual según su horario y necesidades
- Pickups y entregas rápidas y confiables con una cadena de custodia completa de GRM
- Contenedores de transporte personalizados
- Productos de almacenamiento de datos
- Server Storage & Relocations Data testing Media, hard drive & legacy equipment certified destruction Electronic “Disk-to-Disk” backups – data is compressed and encrypted while in transit and at rest Facility/vault backup power in the event of an outage
Conclusión
Al seleccionar un proveedor de protección de datos, considere todos los factores, incluido el precio, pero no solo el precio solo. Considere la conveniencia, el servicio al cliente receptivo, la seguridad, las ubicaciones controladas por el clima, la accesibilidad las 24 horas, la experiencia en la industria, la tecnología avanzada, innovadora y los recursos generales. Todas estas cualidades tienen valor que finalmente afectan las operaciones y los resultados de una organización. Comparar. Haga los cálculos y factorice los intangibles como el alivio del estrés, la preocupación y la incertidumbre, que vienen cuando una organización está en buenas manos, proporcionando beneficios sin medida.
Por muy poco más de lo que su empresa ya está gastando para manejar su propio almacenamiento de datos, puede obtener todas las ventajas adicionales de involucrar a un proveedor de protección de datos confiable y de calidad como GRM. Dado el valor ganado en la productividad, un mejor uso del personal, una mayor protección de la información y la tranquilidad general, esta es la mejor y más segura forma de proteger sus datos por menos.
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