El Departamento de Patología Optimiza sus Operaciones Mediante un Flujo de Trabajo Digital

Fondo

Una de las operaciones de laboratorio de patología más grandes del país, que procesa todas las pruebas de laboratorio para un sistema hospitalario de veintidós años, realiza aproximadamente quinientas pruebas de laboratorio de patología anatómica por día. A medida que la organización y las demandas en el sistema de laboratorio continuaron creciendo, comenzó a explorar soluciones tecnológicas que ayudarían a simplificar y administrar este servicio crítico de pruebas de laboratorio y los procesos asociados.

GRM desarrolló e implementó un flujo de trabajo centrado en la digital y una solución de intercambio de archivos que simplificó drásticamente el proceso de prueba de laboratorio, así como una gama de operaciones asociadas, como el servicio al cliente y la facturación.

Desafío

Cuando esta organización de atención médica recibió un espécimen para las pruebas, fue acompañada por una solicitud que identificó al paciente y las pruebas específicas que se realizarán. Durante el proceso de acceso, se generó un número de acceso único, se imprimieron etiquetas de código de barras que contenían el número de acceso, y luego se colocaron en el formulario de solicitud, así como el espécimen físico a probar.

Como el espécimen se transfirió a través de los diversos departamentos y diferentes edificios para las pruebas, el formulario de solicitud acompañó la muestra para que el personal de patología confirme la información del paciente y la prueba. Un servicio de mensajería alrededor del reloj entregó diapositivas de muestras físicas y solicitudes relacionadas a las ubicaciones requeridas.

La entrega manual de papeleo colocó al laboratorio en peligro de mal manejo o perdiendo las solicitudes y aumentó el tiempo requerido para que un patólogo reciba una solicitud. Además, la dependencia mutua entre la muestra y la solicitud de documento dio como resultado retrasos importantes para procesos asociados, como gestión de calidad, servicio al cliente y facturación, que solo requirieron la solicitud para que continúen. Se produjo un nivel menos óptimo de atención al paciente, además de las obvias desventajas operativas del dinero y el tiempo desperdiciados.

Solución

GRM implementó una solución integral de gestión de ECM y registros para la organización que les permite administrar efectivamente datos estructurados y no estructurados de múltiples fuentes; Migrar registros de laboratorio a digital y móvil para un conjunto diverso de procesos de laboratorio y operaciones comerciales asociadas. Una estructura de acceso estrictamente administrada y basada en niveles garantiza los niveles más altos de seguridad y cumplimiento de HIPAA.

Pathology lab information automation

La utilidad de búsqueda de ESCan y Orc Connect de GRM se implementó como parte de las operaciones de laboratorio para permitir un escaneo inmediato y recuperación de solicitudes a través de VisualVault, la plataforma de gestión de contenido digital GRM. Los documentos se almacenan en la biblioteca de documentos de VisualVault y se organizan utilizando un campo de índice único basado en el número de acceso. Esto permite a los usuarios de múltiples departamentos en cada ubicación acceder a la solicitud asociada para iniciar procesos sin tener que esperar el servicio de mensajería.

El análisis de ROI

Un análisis detallado de ROI demostró que esta nueva solución ahorrará directamente las operaciones de laboratorio cientos de miles de dólares por año. Además, la solución ayuda a disminuir los costos asociados con la gestión de volúmenes crecientes de contenido en la empresa, lo que permite que los laboratorios de patología se concentren en utilizar la información para impulsar el crecimiento, automatizar aún más los procesos comerciales, mejorar el servicio al cliente y reducir los costos. Además, la estructura de datos y los registros entregados con esta solución posicionan bien la organización en términos de GRC y requisitos de auditoría futuros.

Beneficios

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