Hospital Corporation of America Lanza un Programa de Codificación de Atención Médica

Desafío

GRM desarrolló recientemente una solución dinámica de codificación de pacientes de atención médica para Hospital Corporation of America, una organización nacional de atención médica con más de 150 instalaciones hospitalarias, más de 100 centros de cirugía, cerca de 200,000 empleados y una red que se extiende por todo Estados Unidos e Inglaterra. Los registros de estas prácticas llegan a las oficinas principales de la compañía a través de Fax de Through the Mail. Al recibir, los documentos se compilan y revisan para asegurarse de que se haya recibido toda la información necesaria. Luego se asigna la codificación a empleados internos o codificadores de contratos externos, que reciben sus tareas basadas en experiencia en especialidad médica. 

Lo que provocó la participación de GRM fueron una serie de desafíos crecientes dentro del proceso de codificación en el lugar de la organización sanitaria. Incluyeron una gran dependencia del manejo manual de papel y con frecuencia recibieron papeleo de pacientes que estaba incompleto. Estos problemas llevaron a una alta incidencia de error de información, interrupción del proceso y retrasos largos que afectaron negativamente la productividad y los costos generales. Los errores y los registros incompletos requieren que los representantes de la organización de atención médica se comuniquen con frecuencia con las prácticas médicas varias veces para resolver las discrepancias. Esto, combinado con el gran volumen de reclamos (varios cientos por semana) solo agravó los retrasos y contribuyó a un creciente retraso en la codificación, que a su vez se tradujo en tiempos de espera más largos para que se pagaran las prácticas médicas.

Solución

GRM y HCA lanzaron un programa piloto de prueba para 15 prácticas, que tardó solo dos semanas en implementarse. Utilizando formularios electrónicos, GRM creó un proceso de envío de reclamos digitales que podría acceder y completar fácilmente a través del Centro de registros en línea de GRM: un repositorio digital flexible, basado en la nube. Este sistema permitió la captura y contabilidad de toda la información física necesaria sobre el primer intento. También aseguró la adjunta y el archivo electrónico de cualquier documentación requerida (ya sea física o que reside en una computadora u otro dispositivo digital) a través de escaneo de Kofax y cargas de archivos.

HCA healthcare coding program

Implementación

Según este programa, se crea un paquete de información digital para cada encuentro del paciente que incluye un tipo de portada que cotiza y resume el contenido. También se inicia un flujo de trabajo que solo permite la presentación de un reclamo a la empresa cuando se incluye toda la información de reclamo necesaria. Esto coloca la responsabilidad del control de calidad de la información y los retrasos en el procesamiento de la práctica, que no estaría en línea para recibir el pago hasta que toda la información de reclamo se proporcione con precisión. También realiza el proceso de flujo de trabajo, que se basa en el tipo de encuentro del paciente, más simple y más aerodinámico. Como resultado, las reclamaciones se codifican y procesan mucho antes. Hospital Corporation of America pudo reducir los costos de procesamiento, eliminar los cuellos de botella y hacer que sus procesos de pago sean mucho más eficientes.

Beneficios

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