Registros en papel vs. digitales
¿Qué debe hacer una organización?
Por grm Gestión de documentos – líder en Sistemas de ECM y Almacenamiento de documento. La migración de registros y otros gestión de la información away from paper, toward paperless environments, has been going on since the advent of the computer. As gestión de la información increasingly flows to, lives on and is created through electronic media, many have declared paper passé. But by all indications, the predictions of paper’s demise are greatly exaggerated. You have only to look at the stack of it on someone’s desk or count a department’s numerous administrador de archivos cabinets to realize that paper is not only still here, but flourishing. Call it what you will—necessary evil, inconvenience, archaic information platform—paper, according to an estimate by Coopers & Lybrand, is expanding at the extraordinary rate of 22% per year.
This, despite the oft-cited advantages of abandoning paper and going all-digital, namely a smaller impact on the environment, no security risk of loose papers and lower costs. The savings, so the reasoning goes, would be achieved by reducing or ending the need for ink, printers, copy machines and yes, paper. The Coopers & Lybrand statistic, however, suggests that a lot of organizations have yet to embrace this logic. So, what is going on? In the midst of our current digital-obsessed world, what could possibly account for paper’s extraordinary resiliency? And even more importantly, when it comes to handling paper or paperless information, what’s an organization to do?
Es complicado
Tomando un enfoque híbrido
La verdad es que hay entornos en los que los registros en papel y electrónicos pueden co-existir y apoyarse mutuamente. Incluso en un estado de transición, se necesitan registros en papel y electrónicos al menos hasta que se complete la transición. Al mover registros de papel a forma de papel, lograr un equilibrio (incluso si temporal) entre el papel y los registros digitalizados, e intentando reducir el volumen de información, una empresa como GRM realmente puede ayudar. Basándose en sus expertos y recursos extensos conocedores, GRM trabaja en asociación con cada cliente para diseñar una solución personalizada y óptima. Lo que se recomienda, y lo que más y más organizaciones están adoptando, es un enfoque híbrido en papel/electrónico junto con un programa en curso para eliminar información innecesaria en ambos formatos. Esta respuesta ofrece una serie de ventajas que incluyen accesibilidad más rápida y fácil, copia de seguridad segura y la obtención/mantenimiento de un mejor control de información general. Tener documentos vitales tanto en papel como en digitalizado también proporciona un seguro de respaldo adicional sobre las 2 vulnerabilidades inherentes a un formato u otro, es decir, deterioro del papel o corrupción de datos.
Servicios de soporte en papel/digital
Un especialista en gestión de la información como GRM admite todo el ciclo de vida de los registros en papel y electrónicos. Mejora las operaciones y la capacidad de un cliente para prosperar y expandirse al proporcionar una gama de servicios de mejores prácticas que incluyen:
- Copia de seguridad fuera del sitio confiable: proporcionar un seguro contra desastres naturales y artificiales, errores de los empleados y falla del sistema.
- Recogidas y entregas oportunas: dentro de las 2 horas en el caso de una emergencia.
- Escaneo en u fuera del sitio: rápidamente convierte documentos en papel en digital; Producir y facilitar el almacenamiento y recuperación de información importante de origen en papel.
- Cumplimiento legal: mantener a los clientes al día con todas las regulaciones relevantes; Capaz de rastrear la cadena de custodia desde el momento en que se recibe un registro.
- Soporte de litigios: mantener un sistema de última generación para localizar y entregar archivos de manera rápida y eficiente; escanear documentos en papel y entregar electrónicamente su contenido cuando sea necesario.
- Seguridad: las cajas se almacenan solo con números de código de barras y, en el caso de múltiples cajas, se almacenan al azar y en múltiples ubicaciones. Estos procedimientos minimizan el riesgo de sabotaje corporativo y pérdida o daño relacionado con el desastre.
- Y más seguridad: las cintas y los medios de comunicación (incluidos el cine y el sonido), así como todos los documentos electrónicos y en papel, se almacenan fuera del sitio en bóvedas y almacenes de última generación controlados por la temperatura/humedad, protegidos contra el incendio, a los que se accede por contraseña- Tarjetas de claves protegidas y monitoreadas durante todo el día por cámaras y guardias de seguridad.
- Retención incorporada, fechas de destrucción y prueba de destrucción, con horarios de retención preparados para las necesidades específicas de una organización; Diseñado para mantener el control sobre la información, eliminar la información innecesaria y minimizar los riesgos legales, financieros, de seguridad y de privacidad. Se requiere la autorización final del cliente para que continúe la destrucción real.
Rentable en todos los sentidos
The notion that internal storage/preservation is more efficient and less expensive than contracting with an outside provider is faulty in every regard. In 2006, The Boston Globe newspaper reported on a study by The Delphi Group, a Boston consultancy. Key findings showed that approximately 15% of all papers handled in businesses became lost and that 30% of an organization’s time, on average, was spent trying to find lost documents. In a separate study, Coopers & Lybrand determined that U.S. companies spend approximately $120.00 in labor to find a misfiled document and $220.00 to reproduce a lost document. These studies show that organizations are paying a steep price, in lost and misplaced documents alone, by choosing to manage information themselves. And it’s an unnecessary cost given that the use of a reliable outside provider like GRM virtually eliminates misplaced and lost documents.
Incluso con el almacenamiento de información, el alistamiento de un proveedor externo cuesta mucho menos de lo que se gasta cuando las organizaciones lo hacen ellos mismos. El estado de Michigan, en un estudio que comparó el almacenamiento de registros en el sitio y fuera del sitio, hizo las siguientes determinaciones:
- Costos estimados del almacenamiento de registros en el sitio: $ 32.50 por pie cúbico por año, incluido el espacio y los archivadores.
- Costos estimados de usar un proveedor de almacenamiento de registros fuera del sitio: entre $ 1.50 y $ 3.00 por pie cúbico por año.
Eso ni siquiera está cerca. Y los beneficios no se detienen allí. Un proveedor como GRM, con su sistema de inventario basado en la web, garantiza un acceso rápido y fácil, un seguimiento integral, seguridad excepcional y copia de seguridad confiable a lo largo del ciclo de vida de la información. La conclusión es una mejor gestión de la información a una reducción significativa en el costo, no solo en términos de dinero, sino también en alivio de la preocupación y el estrés.
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