Un Distribuidor Nacional de Alimentos Renueva su Sistema de Procesamiento de Facturas

Desafío

Como el mayor distribuidor de productos frescos en el país, la red de 34 centros de distribución de este cliente estaba teniendo problemas para procesar las facturas de los clientes de manera eficiente. Le faltaban tanto los recursos laborales como los procesos y procedimientos necesarios para manejar grandes volúmenes de procesamiento de facturas.

Su sistema de facturas actual implicó el transporte de facturas físicas, que están siendo producidas por cada centro de distribución, al centro de facturación apropiado para su posterior procesamiento. Esta operación estaba demostrando ser financieramente insostenible y propensa al error, por lo que estaban ansiosos por implementar una solución que pudiera reducir significativamente sus costos de procesamiento y ayudarlos a proporcionar un servicio al cliente más rápido y efectivo. 

Solución

Para mejorar el sistema de procesamiento de facturas existente de este cliente y mejorar su servicio al cliente, implementamos nuestras soluciones de conversión digital y almacenamiento para abordar esos objetivos comerciales. Primero, programamos y ejecutamos las recogidas de sus facturas de cada centro de distribución y las llevamos a nuestras instalaciones regionales de almacenamiento de registros. Con nuestra fuerte presencia nacional y equipos de operaciones dedicados, pudimos coordinar la recuperación y la entrega de más de 5 millones de facturas a nuestras ubicaciones de escaneo múltiples y dispersas geográficamente. Después de que nuestros equipos de imagen completaron el proceso de escaneo, los archivos escaneados se cargaron en nuestro repositorio digital basado en la nube para la visualización inmediata en línea de los empleados o los clientes. En términos de las facturas físicas que fueron escaneadas, se almacenaron de forma segura dentro de nuestras instalaciones de última generación. Poco después de completar este proyecto inicial de conversión de facturas, continuamos escaneando aproximadamente 70,000 facturas por mes para cada centro de distribución respectivo.

Scanning invoices for food distributor

Implementación

Al proporcionar a este cliente nuestros servicios de escaneo y emparejamiento esa solución con nuestro repositorio de documentos, pudieron procesar las facturas y almacenarse digitalmente más rápido que antes y dejar atrás el costoso proceso de transportar las facturas físicas a los centros de procesamiento cercanos. Ahora sus representantes de servicio al cliente tienen un acceso más rápido a la información de facturas y los clientes mismos pueden ver sus facturas a través de la interfaz intuitiva de nuestro repositorio ingresando sus credenciales únicas. Además, también pudieron reasignar su oficina y recursos laborales a los otros sectores de su negocio ahora que su fuerza laboral ya no tiene que escanear documentos a diario o entregar facturas manualmente a los centros de procesamiento.

Descripción general

Productos y Servicios

Beneficios

  • Mejora drásticamente la calidad del servicio al cliente.
  • Mayor rentabilidad de toda la empresa con costos de procesamiento de facturas reducidos.
  • Una mayor productividad de los empleados con escaneo y gestión de registros subcontratados.
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